Urška Bratkovič: "Pri tabornikih sem dobila prve izkušnje in idejo, kaj želim početi v svojem življenju.”

Ja, taborniki smo tisti, ki hodimo v gozdove, kurimo ognje in se učimo orientacije … Pa vendar taborništvo ni zgolj preživljanje prostega časa v naravi. Namen taborništva je ustvarjati boljši svet, skozi igro, dogodivščine in druge pestre aktivnosti se ustvarjajo dobri temelji za razvoj celovite osebnosti. Mladi so spodbujeni, da sami soustvarjajo program in prek aktivne udeležbe pri izpeljavi in vodenju aktivnosti postopoma prevzemajo odgovornost zase in za svoje delovanje v družbi. Prav te izkušnje jih izoblikujejo v vodje. Lahko bi celo rekla, da je taborništvo most med mladostno razigranostjo in zdravim podjetništvom. Se sliši nemogoče?

Poglejmo, kakšna je moja zgodba.

In pred več kot desetimi leti je prišel čas, da poplačam, vrnem in dam nazaj. Prvič. Slovenski taborniki so se odločili kandidirati za gostiteljstvo svetovne skavtske konference, ki vsake tri leta združi okoli 1300 taborniških voditeljev iz 130 držav. Eden izmed mojih članov se je spomnil, da je moje delo usmerjeno v dogodke in komunikacijske akcije ter me je prosil za pomoč pri pripravi nastopa, razstavnega prostora. Dva meseca smo pripravljali strategijo nastopa, promocijske brošure in razmišljali, kako prepričati taborniški svet, ki po svetu združuje preko 50 milijonov članov, da bodo izbrali Slovenijo.

Uporabili smo slogan I feel Slovenija in pripravili razstavni prostor, kjer so lahko udeleženci konference videli, slišali, vohali, okusili in potipali Slovenijo. Na kolažu fotografij na stenah prostora so videli naše kraške jame, jezera, mesta, Triglavskega narodnega parka, poslušali so glasbo narave, poskusili so lahko slovenska jabolka, z eteričnimi olji smo dodali še vonj, najbolj zanimiva pa je bila škatla z luknjo, kamor so lahko segli z roko in otipali Slovenijo. Notri smo dali storže in marsikdo v življenju še ni otipal niti videl storža v živo. In ne boste verjeli, Slovenija je zmagala in tako smo v letu 2014 organizirali 40. Svetovno skavtsko konferenco in 12. Svetovni skavtski forum mladih.

Ja, pa ni bilo vse tako preprosto. Taborniki so prostovoljska organizacija, kar je pomenilo, da je bilo potrebno tak velik dogodek organizirati s prostovoljci. Saj sami veste, kako je, kadar se delajo veliki projekti. Potrebuješ sodelavce, ki so ti na voljo vsak dan vsaj 8 ur, še najbolje, če so v istem prostoru, da informacije, ideje in znanje lahko krožijo. V tem primeru pa je bilo drugače, ekipa 30 ljudi je bila razpršena po celi Sloveniji, vsak od njih je imel šolo, študij ali službo. V začetku je bil največji izziv priprava sistema, ki bo funkcioniral, da bo vsak naredil svoje delo, čeprav ima še veliko drugih osebnih opravkov. Delo vseh pa je bilo izjemno prepleteno med seboj. Če bi naprimer en člen zamudil s svojim delom, bi vse ostalo padlo kot domine. Kot vodja projekta je bila moja naloga, da povežem delo in ljudi tako, da bodo priprave na konferenco delovale tekoče in nemoteno. Glede na moje izkušnje z organizacijo dogodkov, se mi je zdelo, da sem padla v znanstveno fantastiko.

Po nobeni formuli in logičnem razmišljanju mi ni bilo jasno, kako bomo to izpeljali. In priznam, z velikim cmokom v grlu smo se lotili postavljanja sistema dela. Tako smo dve leti pred dogodkom začeli z aktivnim delom, ki je vsebovalo prav vsa področja, od priprave sponzorsko trženjske strategije in seveda izvedbe, do bookinga hotelov, usklajevanja viz za udeležence, do priprave lokacij  – na Rogli in na Gospodarskem razstavišču kjer sta potekala oba dogodka. Pa  usklajevanje tehničnih resursov, priprave programskih scenarijev, komunikacijskih akcij, opremljanje prostorov itd. In to vse s prostovoljci, ki so imeli na teden le par ur, sestankovanja so potekala popoldne in zvečer, delali smo pozno v noč. Dan za dnem, mesec za mesecem.

Mesec pred dogodkom, ko smo uredili vse potrebno administrativno in tehnično delo, se je ekipa povečala na 111 članov, kjer je vsak dobil svoje naloge in jih izvajal dva tedna trajanja konference. Si predstavljate, ljudje so si vzeli dopust, da so lahko delali … Namesto počitnikovanja na morju, so švicali v betonu. In to z nasmehom na obrazu. Kaj takšnega nisem pričakovala niti v sanjah. Navajena sem bila delati z ljudmi, ki so bili plačani za svoje delo, pa so bila velikokrat na sporedu slaba volja, zamujanje, neopravljene naloge. Tu pa nič od tega, vse je bilo opravljeno, kot smo se dogovorili, vedno je bil narejen double check, vse je potekalo kot po maslu. Ljudje iz svetovne pisarne, ki so programsko vodili statutarni del, so bili v šoku, prav tako kot jaz, kajti 39. konferenc se je že zgodilo, a prav na nobeni niso doživeli takšnega odnosa s strani osebja. Vedno prijazni, pripravljeni pomagati, tudi če je bilo izven njihovega okvira dela, z idejami in rešitvami v glavah, točni in profesionalni.